Zusammenarbeit, die unter die Haut geht – Ja, das klappt auch virtuell!
Vielen Dank an SarahRichterArt auf Pixabay für das Bild!
In der vergangenen Woche hatten wir wieder einen spannenden Einsatz in einer crossfunktionalen Arbeitsgruppe aus einer multinationalen NGO.
Mit einem zehnköpfigen Team, das sich aus Vertreter:innen unterschiedlicher Organisationen zusammensetzt, hatten wir drei Stunden Zeit. Ausgesprochenes Ziel war es, die Zusammenarbeit zu reflektieren und noch effizienter aber vor allem energetischer zu gestalten.
Das Team sieht sich im Regelfall zweimal jährlich in Präsenz. Hier war immer auch der zwischenmenschliche Austausch und die kollegiale Beratung ein Erfolgsfaktor. Das musste jedoch nicht explizit organisiert werden, sondern geschah nebenher. Auf Grund von Corona wurde das diesjährige Meeting virtuell durchgeführt.
Und hier kamen wir ins Spiel! Da wir sehr gutes Feedback erhalten haben, werden wir nun unsere drei Schlüssel zum Erfolg dieser virtuellen session teilen:
Vorbereitung ist der erste Schlüssel Virtuelle Meetings sind anstrengend. Was in Präsenz-Formaten gut in kurzen Einzel-/ Gruppenarbeiten abgebildet werden kann, sollte nicht unbedingt 1:1 ins Virtuelle übertragen werden. Breakout-Sessions sind klasse, aber viele Punkte können auch in die Vorbereitung integriert werden. Um hier einladend und motivierend auf die Teilnehmenden einzuwirken, ist die Begleitkommunikation sehr wichtig. Wir haben Vorbereitungs-Sheets entwickelt, die bereits vor der Veranstaltung Lust machen, sich mit dem Inhalt der Veranstaltung auseinanderzusetzen. So kamen alle Teilnehmenden gut vorbereitet ins Meeting und konnten im Dialog schnell ihre wichtigsten Punkte kommunizieren.
Check-In ist ECHT wichtig „Ja, das gehört mittlerweile zum guten Ton – natürlich gibt es eine CheckIn-Runde.“ Erstens: das ist immer noch nicht überall so! Zweitens: meist werden die Einstiegsrunden sehr kurz gehalten. Klar kann eine Mentimeter-Abfrage durchaus Sinn machen, aber es kommt auf den Kontext an. Bei Teammeetings wie in unserem aktuellen Fall, bei dem es darum gehen soll, dass die einzelnen Teilnehmenden sich psychologisch sicher fühlen und sich öffnen ist es durchaus sinnvoll, so viel Zeit für die Einstiegsrunde zu verwenden, dass jede:r 3-4 Minuten Redezeit erhält. Einstiegsfragen zur momentanen Stimmung und Energie bieten sich hier an. Außerdem ist es gut zu erfahren, welche Ziele die einzelnen Personen für das Meeting mitbringen. Hier sind intelligente Leitfragen die „door opener“. Unter https://snacknation.com/blog/virtual-team-building/ findet Ihr schöne Beispiele für CheckIns.
Zwei Trainer:innen/Berater:innen – zwei externe Perspektiven Bei Teamdialogen, in denen wir wie in diesem Fall die Zusammenarbeit, die funktionalen und dysfunktionalen Dynamiken und Muster reflektieren ist es mehr als sinnvoll, mit zwei Trainer:innen an den Start zu gehen. Dies hat mehrere Gründe. In unserem Beispiel haben wir uns die Rollen klar aufgeteilt. Eine von uns war für die Visualisierung/Dokumentation, die andere für die Moderation inkl. Timekeeping zuständig. Unser Kunde hatte außerdem den Vorteil, zwei Expert:innen mit im Meeting zu haben, die unterschiedliche Dynamiken beobachten und unterschiedliche Hypothesen durch gute Fragen überprüfen und dadurch widerlegen oder verfestigen konnten.
Unsere Kundin war überrascht, was sie alles über die einzelnen Teammitglieder erfahren hat. Die Wahrnehmung der einzelnen Personen hat sich verändert, obwohl sie fast alle Teammitglieder schon sehr lange kennt. Die Gestaltung der Zusammenarbeit wird von diesen neuen Perspektiven profitieren. Das freut uns sehr – denn das treibt uns an! Wir helfen Menschen und Teams sich weiterzuentwickeln und sich veränderten Rahmenbedingungen anzupassen. In diesem case würde ich sagen: mission accomplished!